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民用机场设备采购技术标书质量管理

民用机场工程建设项目的设施装备是建设项目中最积极的投资组成部分,其采购涉及的专业广泛、种类繁多,而按照商务部和七部委 2005 年第 27 号令、九部委 2013 年第 23 号令以及地方政府部门有关招标投标的法律法规,凡在招标项目范围内且达到国家规定规模、标准的工程建设项目货物均应通过招标方式进行采购。不管是公开招标,还是邀请招标,也无论是招标人自行招标,还是委托招标,都得通过招标文件对外阐明设备采购的技术需求和商务需求。换言之,招标人的采购意图和具体需求均应在招标文件中准确表达出来,故而招标文件质量是至关重要的。

笔者负责过多个民航机场设备的采购管理、招标评标、安装监理等工作,结合近年考察国内外多个民用机场的心得,拟就民用机场设备采购招标特点、难点进行分析,并对与之紧密相关的技术文件质量管理重点环节展开探讨,飨以对民用机场建设项目管理业务、设备采购水平的提升抛砖引玉、添砖加瓦。

机场设备采购招标特点、难点

机场设备不仅包括专业齐全的各类通用设备,还有大量的民航专用设备 ;不仅需要国内公开招标,还有需要国际公开招标的 ;有的设备采购招标不带安装,有的设备采购要带安装,还有“交钥匙”工程等。这些使得机场设备的采购招标常常存在如下主要特点、难点 :

同一种民航专业设备,因厂家较少,故投标资格限制不宜过高。

如行李处理系统、安检设备、旅客登机桥、飞机泊位引导系统、特种车辆等,往往因制造厂家较少,只要能满足标准规范和设计要求,一般不宜对商务资格和技术参数要求过高,否则会使入围的厂家更少,甚至少于三家,导致招标无法继续进行,并影响整个建设项目工期。

进口设备采购需要进行国际公开招标,对招标文件条款要求更严谨。

对于进口设备的招标,按照商务部《机电产品国际招标投标实施办法》、民航局《民用航空物资设备招标投标管理规定》等法规要求,通常情况下采用国际公开招标、最低价法评标,它所面临的是操作更规范、合约更严谨的国际交易市场,在拟制招标文件商务条款和技术参数时,无论是在内容上,还是在措辞上,都应该更为合理和严谨,以便准确表达招标需求,顺利通过备案审批,避免投诉和减少索赔。

需安装的设备与土建配合关系密切,预留、预埋问题突出。

比如,行李处理系统、电梯类设备、集中安检设备、电缆桥架等大量设备须配合土建进度按设备安装要求进行预留、预埋,相应设备应及时展开采购招标确定生产厂家、安装单位,并在技术要求中明确预留、预埋范围和进场施工时间要求,以便安装单位按时介入配合土建施工,否则会“过了这个村没那个店” ,补救时很困难、很费钱,尤其是遇到预应力等特殊结构的梁板时更为棘手。专业弱电设备子系统间接口关系众多,软硬件兼容性要求高。如机场航站楼除了配置一般建筑物具有的强电、弱电系统外,还设有旅客离港系统、航显系统、安检信息管理系统、飞机泊位引导系统等,有时多达二三十项,而这些系统往往按管理和技术要求须进行系统集成,这要求在编写招标文件时就应界定清楚各系统工程范围、接口关系、通信协议和软件平台等,各系统技术部分内容应按系统集成提出的接口协议、接口形式进行子系统的要求,并就这些问题互相呼应。否则将会增加联网调试的困难,甚至可能发生“未投入运行就先改造”的尴尬局面。

自动化设备及其控制关系常受机场运行管理模式的影响。

机场所有的自动化系统及其相互关系,除了取决于技术要求外,还与机场公司的机构职能、管理权限、分工协作关系密切。这些往往在设计文件上并不能表达,需要与机场运行单位事先沟通后在招标文件中予以体现。

具有国际前沿技术水平的设备采购招标,面临成功与风险并存的抉择。

民航是与国际接轨同步的行业,机场设备中有很多进口产品,技术很先进,甚至是国内没有的技术或没有的工程实例。它们的成功引进除了提高生产力、创造更大经济效益外,其社会效益也是不可低估的,一旦招标引进失败,其负面影响往往很大。因此,在设备招标决策时,领导层一般会抱着“不求最好,但求稳妥”的心理,这些在工作人员编写招标文件时会随之体现出来。

招标文件技术内容质量管理重点、难点

基于上述机场工程设备招标特点、难点,现对与之紧密相关的技术标书质量管理重点环节展开分析和探讨。

编标人员组成

设备技术标书质量的控制,应首先从参与编写的人员入手。无论是招标人自己的编标人员或咨询人员,还是招标代理机构的工作人员,首先要严格遵守职业道德,既不能只列利益厂家的产品参数,更不能随意透露招标机密 ;其次,专业素质必须过硬,应按设备的专业属性分大类配置 ;再者,应组织建立编标小组,该小组除了包括掌握设备专业的技术人员外,还应包括掌握招标采购相关法律法规和贸易商务的人员。小组中设备专业的技术人员应按设备专业不同而动态调换,其他人员则可相对固定。

采购需求定位

设备招标的一个基本目的是通过竞争投标购买到性价比较高的产品。为实现此目的,作为项目管理部或指挥部的决策层应根据项目建设范围、批准的投资额、工程进度要求以及项目管理计划利润,及早针对设备货价限度、招标采购成本、设备技术水平、到货时限要求等研究出明确的招标策略,以便项目管理部执行层依此分解目标、细化工作,设定设备供货范围,具体描述性能配置、匹配量化技术参数等。

采购前准备工作

该项工作指的是编标小组在正式起草技术标书前的工作,主要包括熟读设计文件以整理设备明细及概算,收集技术资料以掌握当前设备技术水平,收集价格信息以了解当前同类设备市场价格,考察同类机场设备招标工作以借鉴经验与教训,小组成员间以及与领导层、部门间要充分讨论、统一认识。针对大型、关键、特殊设备,可以邀请专家进行讲座、培训,甚至商请不同厂家进行技术研讨。只有把标前准备工作做全面、做扎实,才有可能为项目管理决策层科学决策提供帮助,使技术标书的编写有理有据。

在这个阶段,针对上门推销的不同设备厂家,设备采购部门应大大方方、一视同仁的以热情态度规范接待,并认真地进行资料登记,通过各个厂家的推销言行和设备资料,横向比较同类设备的技术性能和公开报价,充分分析和敏锐洞察行业技术水平和市场行情风险,尽力减少与卖家之间的交易信息的不对称度,为后续工作打好基础、探好底。

技术文件起草

关于设备技术文件起草的一般格式、内容、章节组成,具体性能配置描述、技术参数量化和商务条款等常规写法,笔者在此不再累赘,只把其中易发生的疏漏、不足和差错之处作一重点分析、探讨,并提出应对措施。

技术文件起草原则

一是遵守国家法律法规和标准规范 ;二是尊重设计,优化配置和合理选项 ;三是掌握设备制造标准和当前工艺水平 ;四是贯彻项目管理领导层的标前决策 ;五是充分体现工程技术与经济相结合。

技术文件存在的关键问题、分析及应对措施

工程概况、环境条件疏于交代

存在此类问题的原因,主要在于编标人对招标设备与工程概况、现场环境的影响缺乏认识到或认识不足。实际上,工程概况的交代有助于投标人了解相关工程情况,整体掌握招标设备在系统中的作用,从而有利于加强投标的针对性 ;现场环境的交代,不仅与设备制造要求有关,还与设备运输要求有关。现场环境中的温度、湿度、风速、污秽等级、土壤电气特性、海拔高度、日照等均与设备制造标准的参数修正有关,当然也与制造成本关系密切。只有使招标设备适应现场环境,才能确保设备投入运行后功能的可靠实现。

二者具体的文字陈述其实可直接引用设计总说明、专业设计说明或者可行性研究报告中的章节,有些特殊参数需专门委托测试或参考附近地方气象台的历史资料。

设备制造标准乱列,不研究适用范围

一个机电设备的制造标准列出很多 :中国的、国际电工委员会的、美国的、英国的、日本的,甚至欧盟的。搞不清到底是要求我们的设备招标去适应全世界的所有标准,还是要求他人的制造标准应该符合将在中国投入运行的设备要求。存在此类问题的原因,其实反映了编标人对相关设备制造标准不熟,心里无谱却懒于考究。岂知即使针对同一设备,各国的制造标准也并不一定一样,中国的制造标准也并不一定就比国外低。要知道,标准是反映一个国家产品安全性、实用性、先进性和经济性等的尺度。

功能配置描述空泛、定义笼统

存在此类问题的原因主要在于编标人在描述时用词不当、不严谨,或从本意出发为有利于囊括好的产品而故意扩大适用范围,或根本就对招标设备的某些性能及参数不甚了解、掌握不透。实际上,这样会造成投标人投机取巧,产品良莠不分,配置高低不一,报价相差悬殊,评标左右为难。在编写时切忌出现“高档”、“中档”或“一般”、“通常”类似提法,应该有针对性,并使其尽量具体化、分界清晰。

技术参数罗列齐全但主次不清

存在此类问题的原因,主要在于编标人未掌握设备的重要性能是通过哪些关键参数来量化表达的,有的干脆照抄同类产品样本说明书。实际上,与设备性能成呼应关系的各个技术参数含义都有区别,也有基本参数和衍生参数之分,在不同系统中对其性能及参数要求的侧重点也可能不一样。编标人应首先掌握参数含义,要能结合工程需要筛选出关键参数,明确用“*”标示为“实质性要求和条件”,以利于评标时对未做出实质性响应的投标进行否决。

规格参数范围的限定高低不当

存在此类问题的原因,主要在于决策层确定的招标原则不易操作,或编标小组针对设备功能定位意见不统一,或编标人未能把工程技术与工程造价密切结合,也可能是编标人未掌握当前同类设备的技术先进水平。

技术标书中给出过高的技术参数、没有实用价值的功能配置,会导致投标人不得不给出一些指标太高、方案复杂、成本过高却又华而不实的投标方案。

技术标书中给出过低的技术参数、缺乏长远考虑的功能扩展,会导致投标方案过于简单和技术水平低下,容易造成以后升级扩展难的被动局限。

性能、参数设置偏向明显,有失公允

存在此类问题的原因,主要在于编标人掌握资料不全面,或表达困难、用词不恰当,或编标人自己偏好某类产品。实际上,排斥了一些潜在的适合产品和投标人,也就等于使招标效果大打折扣,甚至形同虚设,违背了招标所应遵循的公平、公正竞争原则。编标人应尽量选用通用标准来设置技术参数,以吸引更多的投标人参与竞争,而不应标新立异、唯我独有、做试验品 ;对于一些利用关键元件通过组装而成的成套设备,关键元件的性能如实在不易描述,也要在技术参数描述时加上“或相当于”的字样,以允许多家投标人通过优化配置进行公平投标。

缺乏工程通盘考虑,技术标与商务标脱离

缺乏工程通盘考虑,技术标与商务标脱离之间、不同系统的设备之间往往互有接口而有机组合。所谓通盘考虑,就是要考虑到一个系统内的有些设备随本专业设备标段招标,有些设备作为配套随主体设备所在标段招标,要做到既不重复招标,也不能有遗漏 ;一个系统内的有些设备是以独立的单体形式存在,有些设备(例如监控系统)却是散在其他设备内以子系统的形式存在,这些设备的功能要通过其他设备的配合设置才能实现,故在性能描述和技术参数要求时应整体考虑。

技术标与商务标的章节组成及内容要衔接完整、前后呼应。不能只注重技术规格书的提出,而忽视了商务标中对设备包装、运输、海关、商检、安装指导、验收、试运行、培训等的配套要求。否则,招标来的就只是“裸机”,而不是完整的商品,除了货价无法控制外,也不能保证工程质量。

技术标的组编

即使是一个系统的技术标书,其涉及的设备类型也往往会很多,编制时间通常很紧,而且可能会根据设备厂家通常的制造能力和经营范围划分标段或子包,编标小组成员可各编一类设备,多头并进,协作完成为好。以组编形式汇总技术标书,既发挥了编标人员的专业特长,保证了质量,也节约了时间,提高了效率。

内部审批制度

为了确保编标工作的质量,项目为了确保编标工作的质量,项目建立招标文件内部审批机构及制度。

针对招标文件的起草组编和质量管理,建立内部分级审批制度,以完善而易操作的制度、科学又简明的程序作为保障招标文件质量之根本。同时,要加强对招标文件编制工作的领导,组织编标人员的业务培训与学习 交流。对于特殊、重大的招标设备应组织全面讨论或特邀行内专家咨询、评审,虚心听取各方面的意见,反复进行补充、完善,使编制的招标文件更科学、更严谨,质量更高。审完后到正式发出招标文件之间有一段时间可安排针对性的实地现场考察,考察完后尽快根据考察结果进行一次招标文件调整与再审批,以减少考察之前招标文件编制的不足,使招标文件尽可能地完善。

结语

设备采购标书一般包括商务标书与技术标书,技术标书的核心就是设备所需性能技术参数的描述、表达,其中既有很深的技术专业知识,也需见多识广、案例经验以及做好组织统筹等方面的管理工作,在工作实践中,要努力使二者相辅相成,这样才有利于保障整个机场设备的采购质量与运行质量。

作者: 王士鹏

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